旅費規程とは何か
旅費規程とは、会社や事業で従業員や役員が出張を行う際の旅費・交通費・宿泊費・日当などの支給ルールを定めた社内規程です。
法人だけでなく、個人事業主でも作成可能で、一定の条件を満たせば非課税で手当を支給できるため、節税手段として注目されています。
この規程を整備しておけば、出張時に支給する日当や宿泊費などが給与として課税されず、かつ会社側の経費として計上できるため、法人税・所得税の双方で負担を減らせるのが大きなメリットです。
なぜ旅費規程が節税につながるのか
旅費規程を活用することで節税になる理由は、税法上の非課税扱いにあります。
給与として支給する場合は所得税や社会保険料がかかりますが、旅費規程に基づき実費や日当を支給すれば、それらは非課税所得として取り扱われます。
つまり、
- 受け取る側：課税されないため、手取り額が増える
- 支払う側：全額を損金（経費）にでき、法人税等の節税になる
この二重の効果により、現金支出の効率を高めながら税負担を軽減できます。
非課税扱いとなる手当の範囲
旅費規程に基づき、以下のような費用や手当は非課税扱いが可能です。
- 交通費（電車代、飛行機代、タクシー代、高速代など）
- 宿泊費（ホテル代、旅館代）
- 日当（食事代や雑費の補填として支給する定額手当）
- 移動中の諸経費（駐車場代、荷物運搬費など）
特に日当は、領収書が不要で定額を支給できるため、実務上の使い勝手が高いです。
日当の非課税基準
税務上、日当として非課税で支給できる金額には明確な上限はありませんが、社会通念上妥当な額である必要があります。
一般的な相場は以下の通りです。
| 区分 | 相場（日額） |
|---|---|
| 国内出張（日帰り） | 2,000〜3,000円 |
| 国内出張（宿泊あり） | 3,000〜5,000円 |
| 海外出張 | 5,000〜10,000円以上（地域により変動） |
この範囲を大きく超えると、給与とみなされて課税されるリスクがあります。
旅費規程を作る意義
- 税務調査対策になる
旅費支給の基準を文書化することで、恣意的な支給とみなされにくくなります。 - 経費精算のルールを統一できる
社内で旅費申請・精算の基準が明確になり、事務効率が向上します。 - 節税効果を最大化できる
非課税枠を適正に活用でき、給与課税や社保負担を減らせます。
旅費規程の作り方と設定項目
旅費規程を作る際には、税務署や社会保険事務所に提出する必要はありませんが、社内文書として明文化して保管しておくことが重要です。
以下の項目を盛り込み、客観的に合理的と認められる内容にします。
基本構成例
- 目的
出張や業務移動に関する旅費支給の基準を明確化し、事務処理を効率化すること。 - 適用範囲
役員・従業員、パート・アルバイトなど対象者を明記。 - 旅費の種類
- 交通費（実費精算）
- 宿泊費（上限額または実費精算）
- 日当（定額支給）
- 支給基準
- 宿泊費：地域別上限（例：東京1泊1万円、大阪9,000円など）
- 日当：出張区分ごとの金額（国内・海外、宿泊有無別）
- 精算方法
領収書の提出期限や申請方法を規定。
日当・宿泊費の設定例
| 区分 | 日当（非課税） | 宿泊費上限 |
|---|---|---|
| 国内出張（日帰り） | 2,500円 | なし |
| 国内出張（宿泊あり） | 4,000円 | 10,000円 |
| 海外出張（近隣アジア） | 5,000円 | 15,000円 |
| 海外出張（欧米） | 8,000円 | 20,000円 |
この金額設定は、他社の事例や業界慣行を参考にして作ると安全です。
節税効果シミュレーション
前提条件
- 社員5名
- 年間国内出張回数：延べ50回（宿泊あり）
- 日当：4,000円
- 宿泊費：実費精算（平均9,000円）
年間日当総額
4,000円 × 50回 = 200,000円（非課税）
この20万円は給与として課税されず、かつ会社の損金になります。
給与で支給した場合は所得税・住民税・社会保険料が発生するため、実質的に数万円の税・社保負担軽減となります。
実務運用での注意点
- 規程にない支給は課税リスク
規程に基づかない金額や対象外の者への支給は給与課税される可能性があります。 - 領収書の保存
宿泊費や交通費は原則領収書を保存。日当は領収書不要ですが、出張記録は残すこと。 - 金額設定の見直し
物価や業務実態に合わせて、数年ごとに規程を更新するのが望ましいです。
今からできる行動ステップ
- 自社の出張実態を把握し、日当・宿泊費の平均額を算出
- 他社や業界団体の旅費規程を参考に金額設定を行う
- 規程を文書化し、全社員に周知
- 出張申請書・精算書のフォーマットを統一
- 年度末に実績を確認し、金額や条件を見直す
まとめ
旅費規程は、単なる社内ルールではなく、非課税手当を活用した合法的な節税ツールです。
しっかりとした規程と証拠書類の整備により、税務調査でも説明可能な形で運用できます。
日当や宿泊費の設定を適正に行い、給与課税や社会保険料の負担を減らすことで、会社・従業員双方にメリットをもたらします。
